4 нестандартни правила за по-продуктивни срещи

Home / Blog / 4 нестандартни правила за по-продуктивни срещи

Срещите отдавна не са най-популярния или продуктивен инструмент. Например компанията 37signals смята срещите за вредни тъй като:

  • Те често раздробяват деня на малки, несвързани части, които пречат на естествения начин на работа
  • Обикновено на срещите се говори повече и се обсъждат абстрактни понятия, а не реални неща (като част от софтуерен код или дизайн скрийн)
  • Количеството информация, която се предава ефективно на минута, е нищожно
  • Има винаги поне един участник, който не разбира защо е там и губи времето на останалите
  • Те често тръгват изключително лесно в посока извън темата на срещата
  • Дневният ред на срещата е много често неразбираем или неточен и никой от участниците не може да го разбере
  • Срещите изискват подготовка, която участниците рядко правят

От моя опит мога да кажа, че съм напълно съгласен. В много компании срещите са точно такива. Дали ще е дневната проектна среща, месечната среща на отдела или понеделнишката оперативка – те всички много пъти са скучни, непродуктивни, мъчителни и в много случаи пречат на реалната работа.

В една своя статия The Guardian описва проучване, което  показва, че срещите са основен източник на неудовлетворение на работното място, и в колкото повече срещи служителят трябва да участва, толкова по-голям е негативния ефект. Това е особено болезнено, когато в даден момент сме принудени да прекараме почти целия ден в срещи.

Разбира се, намаляването на броя на срещите, които служителите са принудени да посещават, е добър старт, но свеждането им до нула е невъзможно. Ето защо да извлечем максималната продуктивност от срещите е от първостепенно значение.

И така – какво представлява една продуктивна среща? Обикновено правилата за ефективност на срещите са „направете ясен дневен ред и го изпратете навреме на всички участници“, „поканете всички нужни участници“, „започнете и свършете по план“, „правете срещи само, когато са крайно необходими“. За съжаление, обаче, много екипни срещи все още са по-скоро неприятни и непродуктивни.

Какво още можем да добавим? Може би още няколко неща: 

1. Започнете срещата с позитивно послание

Психологически експерименти показват, че начинът, по който започва срещата, предопределя и нейния резултат. Ако срещата започне с оплаквания, проблеми и обвинения, така и ще завърши. Това може да бъде променено с няколко идеи за позитивни послания в рамките на 30 секунди:

  • Опишете какво постигнахте от миналата среща до сега
  • Похвалете някой член на екипа
  • Споделете нещо позитивно, което ще се случи скоро
  • Разкажете виц
  • Споделете интерес факт
  • Направете комплимент за резултатите на екипа

По този начин задавате позитивен тон на срещата.

2. Прекъсвайте срещата често (особено, ако продължава по-дълго от 30 мин)

Например, ако имате двучасова среща, може да направите следното:

  • 10.00 Срещата започва
  • 10.30 2-минутна креативна почивка (например виц)
  • 11.00 10-минутна пауза
  • 11.30 2-минутна креативна почивка (например стречинг)
  • 12.00 Край на срещата

3. Включете и тялото, и ума

Колкото повече обездвижваме тялото, толкова повече обездвижваме ума. Следващия път използвайте следната техника по време на среща:

  1. Изправете се.
  2. Подскачайте леко за около 10 секунди.
  3. Изпънете ръцете към тавана.
  4. Наведето тялото си леко наляво, а после леко надясно.
  5. Наведете се леко напред, а после леко назад.
  6. Седнете отново.

Може да повтаряте упражнението в началото, по средата на срещата или всеки път, когато установите, че губите концентрация.

Веднага ще усетите нов прилив на енергия, кретивност, оптимизъм.

4. Правете кратки паузи за размисъл

Тази техника може да звучи неинтуитивно, тъй като все пак част от ефективността на срещите е да комуникираме колкото се може повече, нали? Може би не. Една ефективна среща има за цел да генерира решения, които са толкова добри, че участниците в срещата биха желали да ги имплементират. Ето защо кратките паузи могат да бъдат отличен инструмент за постигане на тази цел.

Например една 2-минутна пауза би спомогнала за размисъл, фокус и генериране на идеи първо самостоятелно, а после в групата.

Ако желаете да получите още съвети за продуктивност, може да направите следните две неща:

  • Абонирайте се за нашия бюлетин (вдясно на страницата)
    Свържете се с нас, за да обсъдим как да подобрим продуктивността във Вашата компания ето тук.